不動産管理とは？業務フローや会社の役割について解説

アパート経営やマンション経営では、その賃貸物件の管理について、管理委託費を支払って不動産管理会社に一任するのが一般的ですが、不動産管理会社がどのような業務を行なうのかを知ることで、管理委託費を抑えたり、より費用対効果の高い管理会社に依頼したりといったことが可能になります。

ここでは、不動産管理会社について、その役割や業務内容をお伝えするとともに、不動産管理に関する契約の形態についてお伝えします。

不動産管理会社の役割

まずは、不動産管理会社の役割について見ていきましょう。不動産管理会社は、おもに賃貸物件の管理をする会社です。オーナー様に代わって賃貸物件の管理・メンテナンスを行なうと同時に、入居者募集や入居者のクレーム対応なども行ない、オーナーと入居者の双方が満足のいく住環境を整えます。

なお、不動産管理会社は、ときおり不動産仲介会社と混同されることがありますが、その業務内容は大きく異なります。不動産仲介会社は、おもに不動産の売買や賃貸の契約・取引に関することを取り扱う会社で、買主・売主・借主・貸主などから依頼を受け、物件を提案するのが仕事です。

また、両者の大きな違いとして、宅地建物取引業には該当するか否かということも挙げられるでしょう。不動産仲介会社は宅地建物取引業に該当しますが、不動産管理会社は該当せず、宅地建物取引士のような専門家を確保しなければならない法律の規制がありません。

そのため、国土交通省は2011年に不動産管理業務の適正化を図ることを目的とした、「賃貸住宅管理業者登録制度」を創設しました。

この制度により不動産管理業務の研究などが進められていますが、宅地建物取引業に該当する他の不動産業務と比べると、不動産管理会社はまだ成長過程にあるといえるでしょう。

不動産管理会社の2つの業務

不動産管理会社の業務は、大きく「賃貸管理」と「建物管理」に分けられます。賃貸管理とは、入居者募集やクレーム対応などおもに入居者への対応を行なう業務で、建物管理は、建物の清掃業務など建物の維持管理に関する業務です。

なお、オーナー様が不動産管理会社に管理を委託する際は、賃貸管理を行なう会社と建物管理を行なう会社をそれぞれ分けることもできます。以下、それぞれの業務内容について詳細を見ていきましょう。

賃貸管理の主な業務

賃貸管理の主な業務としては、以下のようなものがあります。

・入居者の募集
・賃貸契約関係手続き(新規・更新)
・家賃集金、滞納者への督促
・クレーム対応
・退去立ち会い、清算
・修繕工事の手配　など

不動産管理会社に管理を委託する場合は、上記のうちいずれかだけを委託することも可能ですが、基本的に委託内容が多くなるほど支払う管理委託費も高くなります。それでは、それぞれどのような業務なのか、詳しくご紹介していきます。

＜入居者の募集＞
空室がある場合に入居者を募集する仕事です。賃貸管理会社は、入居を決めると家賃の半月分～1ヵ月分の仲介手数料をオーナー様と入居者のそれぞれから受け取ります。
賃貸経営において空室を埋めることは非常に重要なことなので、ノウハウや実績、営業力のある会社を選ぶことが大切です。

＜賃貸契約関係手続き（新規・更新）＞
入居者募集の結果、入居が決まった場合の新規賃貸契約手続きや、契約期間経過後も継続して住む入居者への更新手続きです。

＜家賃集金、滞納者への督促＞
毎月の家賃集金を行なうとともに、滞納者がいる場合は督促を行ないます。日本の法律では入居者側の権利が強く、家賃滞納者への督促によって改善されない場合でも、簡単に退去させることはできません。そのため、上手に督促することが求められるので、不動産管理会社に委託したほうが安心でしょう。

なお、入居者が契約時に家賃保証会社に加入している場合、入居者が滞納したとしても、オーナー様は滞納した家賃分と同じ料金を家賃保証会社から受け取ることができ、この場合、家賃の督促は家賃保証会社が行ないます。

＜クレーム対応＞
設備に関するクレームや、入居者間のトラブルなどに対応します。
クレーム・トラブル対応は精神的にも大変なことや、緊急性の高いこともあるため、できれば不動産管理会社に委託したほうがよいでしょう。

クレームとなりやすい内容には騒音や異臭・悪臭などのほか、浴室や洗濯機など水回りからの水漏れ、ゴミ出しのルール、共用部分に個人の所有物を置く、ペットの飼育に関する問題などが挙げられます。

例えば、アパートやマンションで発生する騒音問題においては、上下階や左右隣だけでなく、もう一つ隣の斜め上下階からクレームが来るケースもあります。

「上の階の人がうるさい」とクレームが入っても、思い込みや勘違いから、実際には騒音の発生源が真上の階の部屋ではなかった、という場合も少なくありません。

こうしたケースでは対応を間違うと事態がさらに複雑となる可能性もあるため、クレームについても対応に慣れている管理会社へ業務委託するのが安心です。

＜退去立ち会い、清算＞
退去時の立ち会いと敷金の精算などを行ないます。退去時の敷金返還に関しては、入居者との間でトラブルになりやすい部分なので、上手に対応することが大切です。
基本的には、国土交通省が取りまとめた「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」に沿った対応を心がけるとよいでしょう。

＜修繕工事の手配＞
退去後の壁紙やフローリングの修繕工事などの手配を行ないます。賃貸経営において、修繕工事はできるだけ費用を抑えながら、入居者が住むのに適した環境を維持することが必要です。

そのため、修繕工事の適切なタイミングの見極めが必要なのと同時に、どの業者に修繕を依頼するかも重要なポイントとなります。管理委託する場合、利用している修繕業者があれば事前に伝えておくとよいでしょう。

なお、この業務に関しては建物管理の会社が行なう場合もあります。

建物管理の主な業務

建物管理の主な業務は以下のとおりです。
・建物の維持管理（メンテナンス）
・設備の維持管理
・清掃業務
・長期修繕計画の策定
それぞれの業務について、詳しく見ていきましょう。

＜建物の維持管理（メンテナンス）＞
オーナー様にとって大切な資産である賃貸物件の価値を維持する決め手は、日常的なメンテナンスにあるといっても過言ではないでしょう。
メンテナンスでは、外壁、屋上、共用廊下、エントランス、駐車場、庭などの定期的な点検と、必要に応じて簡易な修繕を行ないます。例えば、外壁がタイルの場合に浮きや剥がれがないか、共用部の電灯が切れていないか、駐車場のアスファルトのめくれなどがないかの点検や庭の植栽部の剪定、除草などです。

＜設備の維持管理＞
設備の維持管理には、「法定点検」と「任意点検」があります。法定点検とは、各種法律に基づき点検が義務化されているもので、任意点検はその名のとおり不動産管理会社が任意で行なう点検です。
義務化されている法定点検には、おもに以下のようなものがあります。

・消防用設備などの点検
消防法に基づくもので、消火器具、スプリンクラー、火災報知機、誘導灯などの点検です。

・簡易専用水道の検査
水道法に基づくもので、有効容量の合計が10平方メートルを超える貯水槽や高架水槽の検査を行ないます。

・浄化槽の保守点検、清掃、定期の水質検査
浄化槽法に基づくもので、保守点検・清掃・定期の水質検査の点検期間がそれぞれ定められています。

・昇降機など定期検査
建築基準法、労働安全衛生法に基づくもので、エレベーターの安全を検査するものです。
ただし、エレベーターの保守については、管理会社を通さない場合もあります。

＜清掃業務＞
清掃業務は建物の美観を維持し、入居者の快適な暮らしを保つことで資産価値の下落を防ぐものだといえるでしょう。この清掃業務はおもに、掃き掃除などを行なう日常清掃業務と、廊下・エントランスの高圧洗浄などを行なう定期清掃業務があります。

＜長期修繕計画の策定＞
賃貸物件の資産価値を維持するために、一人（または一法人）のオーナー様が所有する賃貸物件の長期修繕計画を作成します。

必要な修繕がされていない建物は劣化も早く、それが空室リスクを高めることにもつながるうえに、売却時の物件価格にも大きな影響を与えます。建物の構造によって修繕計画は変わりますが、RC造の場合を例に挙げると以下のようになります。

・RC造の場合の修繕計画例

5～10年目：ベランダ・階段・廊下の塗装、室内設備の修理、排水管の高圧洗浄など

11～15年目：屋根・外壁の塗装、ベランダ・階段・廊下の塗装・防水、給湯器などの修理・交換、排水管の高圧洗浄

21～25年目：屋根・外壁の塗装・ふき替え、ベランダ・階段・廊下の塗装・防水、浴室設備などの修理・交換、排水管の高圧洗浄・交換

以上のように、不動産管理会社は賃貸管理・建物管理を行ないます。前述のとおり、賃貸管理と建物管理を委託する会社を分けることや、賃貸管理の一部業務のみを委託することも可能ですので、オーナー様に合った管理方法を検討されるとよいでしょう。

不動産管理会社との契約は2種類ある

不動産管理会社に管理を委託する場合には、媒介契約と代理契約の2つの契約があります。それぞれどういった契約なのかを知ることで、よりオーナー様の希望に添った管理形態を選択できるでしょう。

不動産管理会社との媒介契約

媒介契約では、不動産管理会社はオーナー様と入居者の間に入って管理業務を行ないます。
また、媒介契約の場合、オーナー様は複数の不動産管理会社に管理を依頼することができますが、入居者選定や賃貸契約業務は補助を受けることしかできません。

不動産管理会社との代理契約

代理契約では、不動産管理会社はオーナー様の代わりに管理業務を行ないます。
また、代理契約の場合、オーナー様は1社としか契約を結ぶことができませんが、入居者選定や賃貸契約業務は補助だけでなく、入居者の審査や賃貸契約の締結業務まで担当してもらうことが可能です。

不動産管理会社の見分け方

安心して不動産の管理を委託するためにも、不動産管理会社を選ぶ際には信頼できる不動産管理会社であるかを見分けることが重要になります。ここでは、不動産管理会社を見分けるポイントについて解説します。

集客力があるか

集客力のある管理会社かどうかは、不動産管理を依頼するうえでとても重要となります。「集客力がある」ということは、それだけ空室となるリスクを減らし、空き部屋を埋める能力があると言い換えることができます。

集客力がなければ空き部屋も増え、ローンや税金の支払いにも影響してきます。集客力を見極めるポイントとして、不動産管理会社が公表する「平均空室期間」と「入居率」を確認することが大切です。不動産管理を依頼する際には、こうしたデータで実績を確認するとよいでしょう。

地域の情報に詳しいか

アパートやマンションが建っている地域に詳しいかどうかも、管理会社を選ぶ際に大切です。地域の最寄り駅や周辺施設、エリアごとの雰囲気や治安といった特性をつかんでいる管理会社なら、その地域や物件にフィットする入居者をターゲットにしやすいからです。

地域の情報に詳しい管理会社かを見極めるには、その地域に会社の本支店があるかどうかが一つの目安となるでしょう。

トラブル対応力があるか

入居者からのクレームや入居者同士の不満など、各種トラブルへの対応力がある管理会社であることも、業務委託するうえでとても大切です。

入居者からのクレームやトラブルを一手に引き受けて対応してくれる管理会社へ依頼すれば、マンションやアパートの管理の手間がなくなります。

管理会社のトラブル対応力をはかるポイントとしては、トラブル対応専用のコールセンターなどが設置されているか、過去にトラブルが発生した際の対応事例などを確認すると目安になるでしょう。

管理会社の経営状態

不動産管理会社へ業務委託する場合、マンションやアパート経営者にとって大切な収入源となる入居者からの家賃を一時的に預けることとなるため、賃貸管理会社の財務状況や経営状況が良好かどうかは非常に重要です。

管理会社や管理会社と利害関係のあるところから提供される情報だけで判断するのではなく、信用調査会社や財務諸表など、第三者による客観的なデータを参照して判断しましょう。

不動産管理会社について理解し、管理効率を高める

不動産管理会社の役割や管理業務の内容、契約形態の違いなどについてお伝えしましたが、不動産管理会社に管理を委託する場合、どこまで委託するかによって、オーナー様が毎月支払う管理委託費は異なります。

また、賃貸管理と建物管理では求められる技術や知識が異なるため、必要に応じて違う不動産管理会社と契約するなど工夫するとよいでしょう。